Reduzca los costes y aumente la productividad con la potente herramientas para reuniones online

6 herramientas populares para reuniones online

1. Zoom-La gran ganadora durante la pandemia
 

Desde el comienzo de la pandemia del coronavirus,  la herramienta de videoconferencias Zoom ha gozado de gran popularidad. En una encuesta  realizada en mayo de 2021, el 38 % de los encuestados dijo que ya había utilizado Zoom. Se trata de un gran valor añadido, si tenemos en cuenta que no todos los encuestados trabajaban desde un escritorio.

Como software de videoconferencia basado en la nube, Zoom ofrece a las empresas todo tipo de funciones:
 

• Grabación de las reuniones
• Pantalla compartida
• Encuestas en directo
• Fondo virtual y mensajes de texto
• Chats
• Aplicación móvil para los participantes que no pueden sentarse en sus escritorios

Otra ventaja de la herramienta es la pizarra integrada, en la que los participantes en la conferencia pueden crear bocetos, mapas mentales o notas compartidas. Desde octubre de 2021, Zoom ofrece incluso subtítulos generados automáticamente para las cuentas gratuitas.

Es posible conectar un total de hasta 1000 participantes, y se pueden mostrar un máximo de 49 participantes de forma simultánea por vídeo. La cuenta de Zoom y la instalación del software no son obligatorias. Los vídeos tienen calidad HD. En la versión gratuita, sin embargo, el número de participantes está limitado a 100 y la duración máxima de la reunión es de 40 minutos.

2. Microsoft Teams: herramienta multifuncional de trabajo en equipo
 

Microsoft Teams presenta también funciones como chats de grupo, almacenamiento de archivos compartidos, fondos individuales, pantalla compartida, subtítulos en directo y grabación de conversaciones. Sin embargo, la herramienta ofrece mucho más que eso: Teams se caracteriza sobre todo por una conexión directa con todas las aplicaciones de Office. Por ejemplo, es posible trabajar fácilmente con varias personas en una presentación de PowerPoint o en un archivo Excel. Los usuarios de Microsoft Teams también pueden elegir entre un gran número de complementos.

En la versión gratuita, hasta 100 participantes pueden mantener una videoconferencia durante un máximo de una hora. En las versiones de pago, hay hasta 300 participantes, y en el caso de los seminarios web, incluso hasta 10 000 personas pueden verlos a través de la herramienta. Con Microsoft Teams, también es posible enviar enlaces de invitación a los participantes que no tengan instalada la herramienta.

3. Skype – para videoconferencias espontáneas
 

Desde que existe Skype, los estudiantes ya no acuden a sus padres, sino que buscan información por vídeo en todo el mundo. El servicio, que sigue siendo gratuito, se recomienda como una herramienta sencilla para reuniones. Hasta 100 participantes pueden participar en las videollamadas de grupo. Además, Skype permite chats de grupo de cualquier tamaño. Mientras que, en el pasado, cada participante tenía que disponer de una cuenta personal de Skype, ahora Skype también permite a los usuarios no registrados participar de forma sencilla a través de un enlace de invitación. Y como se puede participar sencillamente a través del navegador, tampoco es necesario instalar Skype. Se pueden compartir presentaciones, materiales de trabajo o borradores en la pantalla. Además, la conversación se puede grabar y guardar hasta 30 días. 

La opción de Skype for Business de pago ofrece una serie de ventajas adicionales: es posible celebrar reuniones con 250 personas y conferencias en directo de hasta 10 000 personas. Además, dispone de una función de pizarra y de la posibilidad de iniciar encuestas espontáneas.

4. Cisco Webex: una herramienta innovadora para conferencias
 

El software para videoconferencias Webex  de Cisco es uno de los más antiguos del mercado, pero ha ido evolucionando constantemente. Las funciones son similares a las de los líderes del mercado, Zoom y Teams. Es posible celebrar videoconferencias de hasta 250 participantes, y en la versión gratuita durante un máximo de 50 minutos de hasta 100 participantes. Webex se caracteriza, sobre todo, por su alta calidad de vídeo y sonido, y cumple con las leyes de protección de datos.

La función Webex Hologram también está ya disponible. Esta solución utiliza auriculares de realidad aumentada para crear una vista de 360 grados. A través de los hologramas fotorrealistas en tiempo real, se crea una sensación de presencia física para los participantes.  En breve, también debería ser posible celebrar videoconferencias en 3D.

5.  GoToMeeting
 

GoToMeeting convence por su sencilla instalación y su manejo intuitivo. El moderado puede planificar las conferencias a través de Google Calendar o MS Outlook o iniciarlas espontáneamente a través de una aplicación de escritorio. Citrix permite la edición conjunta de documentos. El moderador decide cuándo se liberan los contenidos de la pantalla y también puede ceder el control del ratón o del teclado a otros participantes. El resto de participantes también pueden tener derechos de moderador. Citrix funciona en PC, Mac. iPhone, iPad y dispositivos Android. La aplicación cuesta 10 euros al mes y organizador para un máximo de 150 participantes. También hay opciones para hasta 250 participantes por 14 euros al mes. Citrix ofrece una versión de prueba gratuita para poder probarla. 

6. Adobe Connect
  

La herramienta de Adobe es impresionante gracias a su alcance y claridad. El moderador puede permitir el acceso a la sala de reuniones virtual de manera individual. Las invitaciones y el inicio de las conferencias se realizan fácilmente desde Outlook. La licencia mensual para un máximo de 25 participantes cuesta 50 dólares al mes y moderador (la licencia anual es de 540 dólares, unos 500 euros). También es posible realizar seminarios web y cursos de formación con hasta 1500 participantes por 130 dólares al mes. 

Conclusión
 

Las soluciones de software como servicio (SaaS) basadas en la web ofrecen la ventaja de que su mantenimiento y actualización no requieren ningún esfuerzo para la propia infraestructura de TI de la empresa. Los complejos sistemas de videoconferencia pueden sustituir casi por completo a las reuniones presenciales. Las sencillas soluciones de vídeo y las funciones básicas para los moderadores suelen ser suficientes. Con la vista puesta en la seguridad de los datos, los empresarios