Herramientas de colaboración: la solución para facilitar la comunicación entre equipos descentralizados

Cada vez más equipos utilizan herramientas de colaboración para comunicarse

Más productividad y eficiencia a un coste comparativamente más bajo: uno de los motivos por los que las herramientas de colaboración en la nube siguen superando a las herramientas de comunicación convencionales. Antes de la pandemia de COVID-19, las corporaciones con una gran capacidad financiera eran las que más utilizaban sistemas de videoconferencia para comunicarse (además del correo electrónico y el teléfono). Sin embargo, a día de hoy, los servicios de mensajería instantánea y otros programas para mejorar el trabajo en equipo están ampliamente implantados en la mayoría de las empresas.

¿Sabía que un uso adecuado de las nuevas tecnologías sociales en las empresas puede aumentar la productividad hasta en un 25 %? De hecho, las empresas que optan por prescindir de estas herramientas de colaboración social que facilitan la comunicación entre equipos descentralizados y empleados que teletrabajan, pierden alrededor 900 000 millones de dólares al año.

Según la asociación DigitalES, antes de la declaración del estado de alarma en España el teletrabajo no estaba implantado de manera generalizada. Únicamente un 4,8 % de las personas teletrabajaba a tiempo total (frente al 17 % de media en la OCDE) y solo el 13 % de las empresas ofrecía esta modalidad a sus empleados. Con la llegada de la pandemia, el 70 % de los trabajos que se podían hacer en remoto se adaptaron a esta modalidad, lo que supuso tener que adaptar y actualizar las herramientas de trabajo.
 

Comparativa de las herramientas de colaboración más populares
 

Microsoft Teams

Esta completa herramienta de comunicación y colaboración de Microsoft forma parte de la serie Microsoft Office 365, por lo que se utiliza en muchas empresas, donde, además, la comunicación externa suele discurrir a través de esta plataforma. La herramienta dispone de casi todas las prestaciones más habituales como llamadas de audio, videoconferencias, chats de grupo o chats privados y la posibilidad de compartir archivos y de trabajar en equipo.

Además, esta herramienta también puede emplearse para seminarios online y formación, ya que se puede utilizar fácilmente en combinación otras aplicaciones y servicios de Microsoft. Por otro lado, Microsoft Teams cuenta con amplias funciones de seguridad y cumplimiento de normativas, entre las que se incluyen, por ejemplo, el cifrado de datos y la autorización individual para el acceso de invitados.
 

Google Workspace

Cualquier persona que pase tiempo en el mundo de Google difícilmente podrá ignorar Google Workspace. Allí se agrupan varias herramientas de productividad y colaboración basadas en la nube del gigante tecnológico como Google Docs, que permite a los empleados trabajar juntos en un mismo documento. También incluye Google Sheets, que se emplea para crear hojas de cálculo, y puede servir, por ejemplo, para tener un registro de las vacaciones de los empleados. Además, cuenta también con Google Slides para crear presentaciones y con Google Meet, el servicio de videoconferencia y mensajería instantánea de la empresa, que incluye también el programa de correo Gmail.
 

Slack

Slack, la herramienta de colaboración en la nube basada en chats, se ha consolidado en el sector empresarial en los últimos años. El programa es especialmente popular entre las empresas emergentes gracias a su fácil uso, ya que no es obligatorio instalar ningún software.

En función de las necesidades de cada organización, se pueden crear canales diferentes para distintos equipos, temas o áreas de responsabilidad, así como crear chats directos entre varias personas. Además, también se pueden añadir participantes externos en este software de colaboración, lo que permite integrar fácilmente servicios y aplicaciones de diferentes proveedores.

En términos de protección de datos, Slack se basa en normas estadounidenses bastante débiles en comparación con las europeas, sin embargo, cifra por defecto los datos en espera y en tránsito de todos los clientes. Además, los datos están protegidos frente a pérdidas con herramientas como Slack Enterprise Key Management (Slack EKM), registros de auditoría e integraciones con proveedores de soluciones de eficacia probada.
 

Zoom

Casi ninguna otra herramienta se ha beneficiado tanto de la pandemia de COVID-19 como esta. Y es que Zoom fue la alternativa elegida por muchas empresas para implementar el teletrabajo lo más rápido y mejor posible. Aunque la competencia se haya puesto al día, Zoom sigue siendo una potente herramienta de colaboración utilizada principalmente para hacer videoconferencias.

Esta herramienta, fácil de configurar, sencilla de usar y equipada con diversas opciones, presenta mayores ventajas en comparación con las herramientas que proporcionan múltiples servicios. Además, hace poco Zoom presentó un asistente basado en inteligencia artificial para ayudar a los usuarios a preparar reuniones y redactar correos electrónicos.
 

Miro

Esta herramienta, en comparación bastante nueva, dice ser una plataforma de colaboración visual para reuniones, lluvias de ideas, workflows ágiles y planificación de estrategias. Los usuarios pueden crear pizarras online con la ayuda de varias plantillas y compartirlas con los miembros de su equipo.

En Miro, cualquiera puede editar las pizarras y añadir notas, imágenes, vídeos y otros contenidos multimedia. De este modo, los flujos de trabajo se presentan de forma visual y clara, además de que la interfaz de usuario resulta bastante intuitiva y fácil de usar.  Esta herramienta, además, es compatible con otros programas como Slack o Trello.
 

Trello

Trello simplifica la gestión de proyectos tanto dentro de las empresas como en la colaboración con los clientes. El núcleo de este programa son los tableros Kanban, con tarjetas y listas que contienen tareas, proyectos u objetivos que pueden eliminarse o moverse a medida que se hayan completado o cambien las prioridades. En esta herramienta, además, es posible asignar tareas y registrar los métodos necesarios para alcanzar los objetivos. Trello ofrece principalmente una funcionalidad y accesibilidad sencillas, donde la gama de funciones va dirigida a la visualización de flujos de trabajo.