Gestión de inventarios en tiempos de crisis: just-in-time vs. just-in-case

Las constantes dificultades de entrega obligan a las empresas a replantearse su estrategia

Durante muchos años, la máxima prioridad de la logística ha sido reducir los costes. Sin embargo, con la irrupción de la pandemia de coronavirus y el aumento de las tensiones mundiales, apenas quedó rastro de la resiliencia que solían mostrar las cadenas de suministro. Ahora son muchas las empresas que se replantean su estrategia y priorizan la fidelización de los clientes existentes, en muchos casos en detrimento de los beneficios. Ahora bien, para retener a los clientes existentes y que consideren a la empresa un socio fiable, los procesos logísticos deben adaptarse a las necesidades de los clientes.

En logística encontramos dos estrategias básicas de gestión de inventarios: just-in-time (JIT; justo a tiempo) y just-in-case (JIC; por si acaso). La primera consiste en la entrega del producto en el momento justo y en la cantidad justa para minimizar los costes de almacenamiento en el centro de procesamiento y el capital comprometido. Esta estrategia permite a las empresas atender con flexibilidad a los cambios de demanda y gestionar con eficacia su producción.

La segunda estrategia, por su parte, consiste en asegurar suficientes existencias para poder hacer frente a cualquier imprevisto, es decir, prevenir los riesgos y evitar los cuellos de botella. En este enfoque, el cliente es el centro de toda consideración, por lo que también se utiliza el término just-the-customer (solo el cliente).
 

Estudio: qué puede ayudar a afrontar los cuellos de botella en el suministro y la subida de los precios

Actualmente se observa que, sin duda, la tendencia consiste en adoptar estrategias just-in-case, ya que las interrupciones de la producción ocasionan más costes que el almacenamiento. Algunos estudios recientes de Estados Unidos, Reino Unido y Alemania resaltan la tendencia actual que apuesta por reforzar la seguridad. Según una encuesta del Instituto Ifo (Instituto Leibniz de Investigación Económica de la Universidad de Múnich), más del 40 % de las empresas industriales encuestadas ya tenían previsto reestructurar significativamente su sistema de compras en 2022, o ya lo habían hecho.

Entre las medidas adoptadas figuran el aumento de los inventarios propios, la ampliación de la cartera de proveedores y la mejora de la supervisión de las cadenas de valor existentes. Según los autores del estudio, se produjo un distanciamiento, al menos parcial, con respecto a los principios del enfoque just-in-time.
 

La estrategia just-in-case en la práctica

En la práctica, el principio just-in-case implica aumentar las existencias de modo que se disponga siempre de suficientes materiales o productos para afrontar posibles cuellos de botella o interrupciones en la cadena de suministro. Al mismo tiempo, no se deben descontrolar los costes de almacenamiento ni se debe generalizar el exceso de inventario.

Asimismo, es importante clasificar los productos, ya que algunos presentan un mayor riesgo de sufrir irregularidades en los plazos de entrega o en la demanda que otros. El análisis ABC, por ejemplo, puede servir para clasificar las existencias y asignar a cada categoría diferentes estrategias de gestión.

Las soluciones de software inteligentes resultan de gran ayuda a la hora de aplicar la estrategia just-in-case. ¿Por qué? Pues porque estas herramientas no solo elaboran previsiones precisas de la demanda, sino que también controlan las cadenas de suministro y alertan de las irregularidades de manera oportuna. Y, sin duda, estimar la demanda con la mayor precisión posible y calcular con inteligencia los niveles de existencias de seguridad puede marcar la diferencia. En la actualidad ya existen métodos de previsión, algoritmos de planificación y herramientas de simulación de ventas, producción, distribución y compras con IA.

Asimismo, resulta indispensable contar con un software de gestión de almacenes (SGA) que facilite información en tiempo real sobre las existencias, supervise los transportes y las entradas y salidas de mercancías y, además, ayude a optimizar el espacio de almacenamiento.

Por otro lado, la buena relación con los proveedores es más importante que nunca. El objetivo consiste en intensificar el contacto para que las relaciones con los proveedores se transformen en alianzas con socios de confianza. En tiempos difíciles y de escasez, las relaciones de confianza entre compradores y proveedores no tardan en dar sus frutos. Los minoristas, por ejemplo, suelen reservar varios lotes de productos solicitados para sus fieles compradores habituales.