El fin de los procesos de aprovisionamiento estándar
En los últimos años, muchos de los procesos que hasta ahora funcionaban a la perfección en el área de suministros han sido puestos a prueba, y en muchos casos no han podido soportar presiones antes inimaginables en las cadenas de suministro. Los conflictos mundiales y los riesgos que conllevan, como la consiguiente interrupción de las cadenas de suministro, la escasez de materiales y un mercado que cambia con extrema rapidez exigen un replanteamiento de las organizaciones de compras de las empresas. Mientras que antes solo eran relevantes los costes, la calidad y el tiempo, hoy en día la capacidad de resiliencia de las cadenas de suministro es probablemente el parámetro más relevante. A esto se añaden también requisitos de sostenibilidad que apenas tenían importancia a principios de la década de los 2000.
La agilidad como importante factor competitivo
La agilidad se ha convertido desde hace mucho tiempo en un factor competitivo importante. Las ventajas de las cadenas de suministro ágiles, como la flexibilidad de mano de obra y equipos, la gestión de riesgos, el almacenamiento de existencias y la planificación integrada, superan en la mayoría de los casos a las desventajas, como un mayor nivel de residuos o precios más elevados para determinados tipos de bienes. En resumen, una cadena de suministro ágil y orientada al futuro se caracterizaría por la flexibilidad, la transparencia y la rentabilidad.
Sin embargo, primero deben establecerse los requisitos previos para implantar métodos de trabajo ágiles en las distintas organizaciones de compras. Los marcos de gestión de proyectos como Scrum o Kanban, o enfoques como el Design Thinking, que apoyan los procesos de trabajo flexibles de equipos interdisciplinares, son ideales para renovar los procesos de compra tradicionales. Estos equipos no solo están formados por empleados de la sección de compras, sino que en los distintos proyectos trabajan conjuntamente compañeros de departamentos especializados, informática, gestión de calidad o producción.
Un ejemplo es la gestión de suministros: los proveedores se examinan y evalúan periódicamente mediante una metodología ágil en la que no solo influye la calidad y el precio, sino también la capacidad de adaptarse a los requisitos y necesidades cambiantes del cliente.
También debe examinarse la cultura de la empresa en general y la estructura organizativa de compras en particular. En primer lugar, es necesario implantar una mentalidad ágil en la empresa, donde las jerarquías rígidas quedan relegadas a un segundo plano en beneficio de los principios del New Work: más autonomía para las decisiones de los empleados, equipos y departamentos, que se toman de forma independiente teniendo en cuenta las opiniones de los clientes y sin necesidad de largas consultas. Los empleados no son supervisados desde arriba, sino que en gran medida se gestionan a sí mismos, donde la iniciativa personal y la responsabilidad son aspectos deseables y permitidos en la empresa y se toleran los errores.
Nueva etapa de transformación digital en las compras
La inteligencia artificial cambiará las compras a largo plazo, y es que ya se utilizan programas como ChatGPT a diario para ayudar a los compradores. Si bien en la actualidad los robots inteligentes solo suelen realizar tareas rutinarias para reducir la carga laboral de los empleados, estos podrían llevar a cabo actividades mucho más complejas. Por ejemplo, las aplicaciones de IA son capaces de analizar el historial sobre el rendimiento de los proveedores, las fluctuaciones de los precios y los cambios en la demanda para poder hacer predicciones concretas de futuro. De este modo, los compradores podrían optimizar sus estrategias y reducir riesgos y costes.
Procesos como la calificación, evaluación y clasificación de proveedores que el software de IA puede realizar de forma más exhaustiva y sobre una base de datos más amplia que los empleados humanos, son especialmente importantes para las organizaciones de compras ágiles. El departamento de compras del futuro estará, por lo tanto, más compuesto por roles estratégicos que tendrán que reaccionar rápidamente ante los acontecimientos y resolver problemas específicos en equipos ágiles, donde la IA será de gran ayuda.