¿Qué es la minería de procesos?

La minería de procesos es un método que permite reconstruir, evaluar y visualizar los procesos empresariales en todos los sistemas. Esto es posible gracias a la obtención de datos en tiempo real mediante un software especial de minería de procesos. Los avanzados algoritmos de minería crean un gráfico interactivo que permite identificar de forma inmediata y fiable desviaciones, bucles o retrasos en el proceso con todo detalle.
 

Registros de incidentes como base de datos

La minería de procesos es posible gracias al uso de trazas digitales en los sistemas informáticos. Por lo general, los sistemas operativos registran estas trazas para cada actividad de un proceso y las almacenan en los registros de incidentes (en inglés: event logs). Algunos de los datos registrados habitualmente son los intentos fallidos de inicio de sesión, las advertencias de seguridad del sistema o los errores de configuración de los controladores.
 

Estudio: un centro de competencia para la minería de procesos tiene un valor extraordinario

Según un estudio de Fraunhofer de 2022 en colaboración con el proveedor de software Celonis, las empresas pueden verse beneficiadas por la minería de procesos profesional. De hecho, los 214 clientes encuestados señalaron que la existencia de un centro de competencia (Center of Excellence o CoE) para la minería de procesos era un factor determinante para la rápida implantación del valor añadido y el aumento de la eficiencia. Los CoE son centros de competencia de las empresas que se encargan, por ejemplo, de introducir nuevas tecnologías, comunicar las mejores prácticas, de la ejecución técnica y de ofrecer apoyo y formación.
 

Minería de procesos en compras: implantación exitosa paso a paso

La minería de procesos también puede ser de gran ayuda en las compras de las empresas. Los responsables de compras deben controlar su cadena de suministro y asegurar la transparencia. Tal y como revela la Encuesta Global de Directores de Adquisiciones (CPO) de Deloitte de 2023, los CPO encuestados ven sus cadenas de suministro expuestas a un panorama de riesgos muy diverso. Además de la elevada inflación, entre las principales preocupaciones figuran las incertidumbres geopolíticas y la amenaza para la continuidad del suministro. Para casi dos de cada tres participantes, uno de los elementos clave para minimizar estos riesgos es el aumento de la transparencia en la cadena de suministro, también con respecto a los proveedores de fases anteriores.  

No existen ingredientes mágicos o fórmulas para el éxito universales, ni herramientas perfectamente definidas para la implantación de la minería de procesos. No obstante, el siguiente planteamiento ha dado buenos resultados:
 

Paso 1: determinar el alcance del proyecto

Lo primero es la planificación. Para esta fase resulta muy útil organizar talleres con todos los participantes. En este primer paso se determina el contenido del proyecto y los detalles del proceso: ¿qué pasos del proceso deben analizarse? ¿Qué datos se necesitan para ello? ¿La minería de procesos debe implantarse internamente, con ayuda de herramientas, o con ayuda externa, como de un CoE que pueda aportar recomendaciones prácticas para ampliar la minería de procesos en la empresa?
 

Paso 2: preparación de datos y herramientas de minería de procesos

En el segundo paso, se definen los requisitos técnicos previos para la minería de procesos: ¿cómo se extraen, convierten y transfieren los datos al software de minería de procesos?

Para ello, existen dos métodos que han dado buenos resultados: la conexión a través de un conector de software y el uso de una herramienta ETL (extract, transform, load). Como base suelen utilizarse tablas de datos de sistemas de transacciones como ERP o CRM, datos analíticos como informes, archivos de registro o archivos CSV. Una vez que estos datos se han extraído correctamente, se traducen en los llamados casos (cases): una secuencia de diferentes pasos en la ejecución del proceso. Toda la información sobre estos casos se almacena en los registros de incidentes, a los que accede el software de minería de procesos.
 

Paso 3: evaluación de los datos del proceso

Ahora, los datos ya se pueden analizar mediante la minería de procesos. Lo ideal es que la medición comience en la parte superior del flujo del proceso. A continuación, se analizan paso a paso las fases siguientes del proceso. Para interpretar correctamente los datos específicos, puede ser necesario entrevistar a los responsables de cada una de las fases del proceso.
 

Paso 4: medición de resultados

En el último paso se evalúan, prueban y documentan las posibles mejoras del proceso. Los cambios resultantes son objeto de diálogo en el equipo y se ponen en práctica. Los indicadores clave de rendimiento también deben medirse y controlarse constantemente. Además, se aconseja extraer nuevos datos al cabo de un tiempo para identificar mejor qué ha cambiado y qué medidas en concreto han contribuido a aumentar la eficiencia.
 

Caso de éxito: con la minería de procesos, Vodafone aspira a los mayores estándares internacionales

Vodafone, proveedor de servicios de telefonía, internet y televisión, ha recurrido a la minería de procesos para mejorar la eficiencia y la transparencia. La empresa buscaba comprender el funcionamiento de sus procesos y, así, cubrir las posibles carencias y explorar las oportunidades de mejora. Gracias a la minería de procesos, ahora Vodafone tiene a su disposición datos precisos que permiten optimizar la transparencia sobre la ejecución de sus procesos.

Vodafone es una de las empresas de telecomunicaciones más grandes del mundo y es consciente de que debe adaptarse a las nuevas realidades y brindar un servicio actualizado en todo momento. Por ello, también debe adaptar sus procesos para lograr sus objetivos y liderar el mercado.

En este sentido, gracias a la minería de procesos, Vodafone ha logrado obtener datos que aportan una base sobre la que se pueden tomar decisiones que generen un impacto real sobre la eficiencia de los procesos y, por lo tanto, los resultados.

Este es un caso de éxito de la minería de procesos como recurso para aprovechar la información y los recursos para maximizar el rendimiento empresarial.