Qué es la gestión del fraude

La gestión del fraude hace referencia a los conceptos de seguridad y supervisión que permiten actuar de forma estructurada contra los actos fraudulentos o dolosos (del latín dolosus, que significa engañoso) para detectarlos, procesarlos e, idealmente, evitarlos antes de que se produzcan. Para los auditores, los actos fraudulentos o dolosos comprenden todas las actividades que perjudican a una empresa de forma deliberada. El departamento de gestión del fraude de una empresa combate los delitos económicos cometidos tanto externa como internamente.

Por qué es tan importante la gestión del fraude

Casi una de cada dos empresas se ve afectada por delitos económicos. La Encuesta Global de Fraude y Delitos Económicos de PwC  de 2020 reveló que el 47 % de las empresas de todo el mundo habían sido víctimas de delitos económicos al menos una vez en los dos años anteriores. Sin embargo, de media, cada una de estas empresas registró seis delitos económicos. Los delitos más comunes son el fraude cometido por clientes, la ciberdelincuencia y los delitos contra la propiedad, como la malversación y la apropiación indebida. Los daños totales ascendieron a unos 40 000 millones de euros. A pesar de la magnitud de estos daños, muchas empresas afectadas no tuvieron ninguna reacción ante los ataques. De hecho, solo el 56 % iniciaron investigaciones sobre los incidentes más graves.

Aproximadamente el 40 % de los delitos se atribuyen a autores externos a la empresa. Y, por su parte, los empleados cometieron nada menos que el 37% de los delitos. En el resto de casos, ambos colectivos actuaron conjuntamente. Y hasta el 19 % de los delitos económicos pueden atribuirse al fraude en las compras.

«Las cifras son alarmantes. Y es todavía más sorprendente que muchas empresas sigan sin reaccionar debidamente ante los casos de delitos económicos y no inviertan lo suficiente en medidas de prevención», explicó Claudia Nestler, de Servicios Periciales de PwC Alemania.


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Las formas más comunes de delincuencia económica

La conocida como estafa del jefe está particularmente extendida. Es similar al timo del nieto que está en apuros y necesita dinero, pero las víctimas, en lugar de ser personas mayores incautas, son directivos con mucha experiencia.

En este tipo de fraudes, los delincuentes se ponen en contacto con el empleado de una empresa y se hacen pasar por su superior o un alto cargo. A continuación, le piden al empleado que efectúe un pago monetario, haciéndole creer que el futuro de la empresa depende por completo de esa transacción. Solo este tipo de fraude les ocasiona a las empresas alemanas pérdidas de decenas de millones al año. Sin embargo, con una buena gestión del fraude se puede reducir el riesgo de sufrir este tipo de ataques.

Otros delitos económicos son, por ejemplo, el fraude fiscal, los delitos aduaneros, la infracción de las normas de competencia, el trabajo ilegal, el fraude de subvenciones, la corrupción, el espionaje y el blanqueo de dinero. Asimismo, también nos encontramos ante delitos en materia de uso indebido de datos por parte de los propios trabajadores. El motivo es que, a menudo, los empleados desconocen el protocolo que hay que seguir para tratar con datos personales en su lugar de trabajo, o tienen demasiadas facilidades para divulgar datos sensibles de la empresa o incluso vendérselos a organizaciones externas.

En qué consiste la gestión del fraude

Lo ideal es que la gestión del fraude se implante en la empresa antes de que se produzca ningún daño. Esta debe ser eficaz a nivel técnico, pero también desde el punto de vista de la política de la empresa. Por supuesto, los daños no siempre pueden evitarse, y por eso mismo, la gestión del fraude comprende tres dimensiones:
 

  • Prevención
  • Detección
  • Procesamiento

Gestión del fraude: Prevención

Muchos delitos pueden evitarse con medidas de prevención. Una base sólida para la prevención del fraude es la adopción de un código ético, directrices en materia de cumplimiento (acceda a este enlace en alemán para obtener más información) o incluso un código de conducta. Porque, de hecho, la escasez de normas laborales, controles de acceso o instrucciones suelen ser la causa de que existan puntos débiles en una empresa.

Gestión del fraude: Detección

¿Se ha producido algún hecho sospechoso? Entonces la gestión del fraude debe activarse inmediatamente, sin más tardar. Lo primero que se suele hacer es recurrir al departamento de auditoría interna como posible fuente de pruebas. Las denuncias anónimas también suelen ayudar a descubrir incidentes. Pero hay que tener cuidado, porque se podría estar denunciando injustamente a un compañero de forma anónima. Por ello, se deben definir procesos y procedimientos con antelación para determinar cómo proceder en caso de que se detecte un hecho sospechoso.
 

Gestión del fraude: Procesamiento

Una vez que se ha descubierto una actividad delictiva, el siguiente paso es abordarla. Quizá este paso sea el más difícil en la gestión del fraude. Es preciso llevar a cabo análisis, investigaciones periciales y, en su caso, auditorías preliminares. También puede resultar de gran utilidad recurrir a expertos externos a la empresa.

Departamentos, responsables y procesos

En la gestión del fraude, son muchos los factores que deben encajar a la perfección. La empresa solo puede lograr resultados si el sistema funciona. Así, el departamento de auditoría interna ayuda a detectar delitos internos, el departamento de cumplimiento marca las directrices que deben seguir los empleados, por ejemplo, y con la aplicación de controles se comprueba la integridad de los candidatos y empleados. Por otra parte, el departamento de recursos humanos forma y sensibiliza a los empleados, el departamento jurídico investiga posibles infracciones legales y, en caso de conflicto, un defensor del pueblo actúa como mediador.

Gestión y prevención del fraude en las compras

Como se pone de manifiesto en el estudio que hemos mencionado, las compras también sufren los efectos de las actividades delictivas, sobre todo con respecto a los delitos de fraude y corrupción. Los volúmenes de compras, que a menudo son elevados, contribuyen a que el riesgo aumente en este sentido. Para contrarrestarlo, las empresas deben analizar en primer lugar los principales riesgos en las compras y, a continuación, aplicar medidas para atajar posibles fraudes en una fase temprana.

Entre estas medidas cabe citar el control periódico de los datos de compra en lo que respecta a precios o descuentos llamativos, así como datos de procesos llamativos, como que haya pedidos ejecutados sin solicitud de compra o que se haya renunciado a varias ofertas. Si se detectan irregularidades, se debe llevar a cabo una auditoría, ya que suelen existir razones que justifican este tipo de procesos de compra. Asimismo, con el fin de minimizar las oportunidades de cometer actos fraudulentos o delictivos en general, las empresas también deben tomar medidas para dificultar que los empleados incurran en este tipo de prácticas, como la implantación u optimización de procedimientos de adjudicación.

Conclusión

Las numerosas amenazas a las que se enfrentan las empresas modernas con sus infraestructuras técnicas tan complejas hacen que la prevención y la gestión del fraude resulten de vital importancia. Para establecer un sistema de gestión del fraude es necesario hacer grandes esfuerzos. Ahora bien, estos esfuerzos se ven compensados por grandes resultados sostenibles.