Las compras indirectas suelen subestimarse
La compra indirecta (Indirect Procurement) sigue estando un tanto desatendida en muchas empresas. A pesar de ello, suele representar entre el 15 % y el 30 % de los costes totales de aprovisionamiento. Por lo tanto, la influencia de las compras indirectas en los resultados financieros de una empresa es muy importante.
La compra indirecta abarca todos los bienes y servicios que no intervienen directamente en el proceso de producción ni forman parte del producto, como el material de embalaje. Por consiguiente, se trata de bienes y servicios necesarios para la administración, el funcionamiento o el apoyo de la actividad principal. A continuación se presentan algunos ejemplos:
- Material operativo y de oficina
- Máquinas y herramientas
- Materiales fungibles, como productos de limpieza o artículos de papelería
- Servicios de transporte y logística
- Servicios de consultoría y formación
- Servicios de marketing
- Tecnología de la información en forma de hardware, software y servicios informáticos
- Otros servicios, por ejemplo de mantenimiento, limpieza y reparación
- Gastos de viaje
Los retos de las compras indirectas
Al igual que en las compras directas, en las indirectas es fundamental adquirir materiales y servicios de forma eficiente, rentable y puntual. Ahora bien, también existen algunas particularidades que hacen de ellas todo un reto. Las compras indirectas suelen implicar un gran número de procesos de pedido de muchas mercancías diferentes, cada una de ellas con un valor de pedido relativamente bajo. Por lo general, se organiza de forma descentralizada, de modo que muchos empleados participan en el proceso de pedido.
Asimismo, está muy extendido el fenómeno de las denominadas compras Maverick: muchos departamentos especializados compran por su cuenta sin consultar con los expertos en compras. De este modo, todo el proceso de pedido resulta mucho menos transparente que en la compra directa y suele generar costes innecesariamente elevados, dado que no se recurre a acuerdos marco y las condiciones no se negocian de la mejor forma posible. Además, suele haber una gran competencia de proveedores que compiten por los clientes, sobre todo en el caso de los productos y servicios más habituales de la compra indirecta.
Cómo ahorrar costes en las compras indirectas
Cuando se logra negociar un descuento de un pequeño porcentaje en la compra directa, esto ya suele ser motivo suficiente para darse una palmadita en la espalda. Bien, pues las oportunidades de negociar descuentos mucho mayores en la compra indirecta son, en muchos casos, significativamente más elevadas. Por ejemplo, los márgenes de precios de ofertas similares de agencias de marketing o de facility management suelen ser elevados. Muchas veces basta con pedir una reducción porcentual de dos dígitos en el precio para conseguir una reducción en el precio. Asimismo, se puede ahorrar mucho dinero en compras de informática cambiando a la tecnología en la nube. Las licitaciones y negociaciones profesionales para servicios de service desk y hardware suelen traducirse en costes significativamente más bajos.
Ahora, la mayoría de las empresas están sensibilizadas con la cuestión de los costes energéticos, pero incluso en este segmento, muchas veces basta con cambiar de proveedor para ahorrarse miles de euros. Existen, por ejemplo, grupos de compra de energía que concentran la demanda de la industria, la artesanía y otras empresas y, así, consiguen negociar precios favorables al por mayor. Los responsables de compras, en general, no deben perder de vista la evolución de los precios en la bolsa eléctrica. De este modo, las empresas pueden reaccionar a tiempo a las fluctuaciones o a los cambios de precios en el mercado de la energía y minimizar el riesgo de sus compras. En la compra indirecta, en particular, no solo son determinantes los precios de compra, sino que es el paquete global el que marca la diferencia. Por ejemplo, algunos factores decisivos son, entre otros, la inclusión o no de servicios de mantenimiento, así como el consumo de energía de los equipos. En términos generales, para aprovechar el potencial por descubrir de las compras indirectas, las empresas deben mejorar su situación en lo que respecta a los datos mediante las posibilidades que brinda el avance de la digitalización y las tecnologías comunes de automatización. Porque lo cierto es que, hasta ahora, este ámbito ha estado comparativamente poco estandarizado y digitalizado. Y como consecuencia de ello, los costes de proceso por pedido son mucho más elevados de lo necesario.